Privacy in Tasca: la soluzione professionale per gestire il piano privacy aziendale

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Il nostro software personalizzabile per creare, gestire ed automatizzare l'aggiornamento del piano privacy aziendale - Rilasciata la nuova versione

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Presentiamo il software Privacy in Tasca (PiT) che abbiamo co-sviluppato con Zerounosoftware s.r.l. di Cuneo e lo studio Avv.to Monica Gobbato di Milano per un'automazione delle operazioni di impostazione ed aggiornamento del piano privacy aziendale, mantenendo comunque la possibilità di una massima personalizzazione dei testi e delle figure da coinvolgere, affinché ogni azienda possa ritagliarsi una struttura su misura che sia snella ed al tempo stesso adatta a gestire le esigenze organizzative in materia di privacy.

La filosofia di base
Il concetto di base sul quale abbiamo costruito PiT è l'ottimizzazione della fase di caricamento dati in modo da gestire automaticamente la parte più formale della privacy (produzione di documentazione) permettendo all'utente di concentrarsi sulla parte sostanziale degli adempimenti.
Attraverso una procedura guidata (Wizard) e grazie ad archivi pre-caricati, l'utente viene guidato videata per videata al caricamento dei dati necessari alla creazione di informative e lettere di incarico, convogliando tutte le informazioni nel Documento Programmatico sulla Sicurezza oppure producendo nei casi consentiti un'autocertificazione sostitutiva del documento stesso (integrata al alcune informazioni minime tipo procedure di backup, misure minime di sicurezza ecc.).
Le informazioni relative ad ogni Titolare del trattamento vengono automaticamente inserite nei testi base che abbiamo predisposto ed il risultato è un documento word (completo volendo di logo aziendale e/o firma digitalizzata del Titolare del trattamento) che può essere immediatamente stampato ed utilizzato oppure ancora modificato ed impaginato secondo i criteri aziendali.
PiT può essere utilizzato quotidianamente per stampare le informative da allegare a preventivi, conferme d'ordine, contatti commerciali, per produrre le informative con raccolta del consenso (es. all'atto dell'assunzione di nuovi dipendenti); ma l'utilità maggiore la si apprezza nel generare le lettere agli Incaricati del trattamento (es. per assunzioni o spostamenti di incaricati tra due aggiornamenti del D.P.S.) oppure nomine e revoche di Responsabili del trattamento in quanto tali variazioni saranno automaticamente recepite dal D.P.S. generato successivamente, sia esso infrannuale oppure quello aggiornato entro il 31/03 di ogni anno.
Una funzionalità che sarà particolarmente apprezzata dagli utenti è la sezione dedicata all'analisi dei rischi (procedura talvolta farraginosa ma fondamentale, richiesta nel D.P.S.) dove forniamo già un'ampia gamma di rischi analizzati e dotati di relativa contromisura, eventualmente personalizzabile.
Soprattutto i Titolari del trattamento certificati ISO 9001:2008 apprezzeranno la possibilità di catalogazione dei modelli e delle procedure adottate da PiT, in particolare la sezione relativa alla formazione, dove è possibile tener traccia non solo della formazione erogata in materia di privacy a Responsabili ed Incaricati, ma di acquisire anche la scansione degli attestati di partecipazione, del foglio firme a comprova di avvenuta formazione ed eventualmente anche della documentazione consegnata (slides, manuali, estratti di legge ecc.)
Il canone annuale di utilizzo di PiT include un costante aggiornamento da parte nostra sia dei testi base utilizzati nelle lettere, sia degli adattamenti a nuove formulazioni o procedure introdotte da aggiornamenti normativi o provvedimenti ed indicazioni specifiche del Garante.
L'aggiornamento normativo viene poi completato dalle news che saranno inviate via mail agli utilizzatori e disponibili anche sul sito www.privacyintasca.it.

Gli archivi presenti
Ogni Titolare del trattamento ha a disposizione i seguenti archivi che vengono popolati nella maggior parte dei casi importando dagli archivi di base le informazioni pre-caricate fornite con PiT (es. finalità del trattamento, ruoli, analisi dei rischi ecc.).
Ogni Titolare del trattamento ha a disposizione i seguenti archivi che vengono popolati nella maggior parte dei casi importando dagli archivi di base le informazioni pre-caricate fornite con PiT (es. finalità del trattamento, ruoli, analisi dei rischi ecc.).

Gli archivi disponibili sono i seguenti:
- ruoli
- organigramma
- finalità
- trattamenti affidati in outsourcing
- categorie di interessati
- sistemi di accesso
- analisi dei rischi (comprendente rischio riscontrato, gravità e probabilità che si verifichi, contromisura, il tutto raggruppato in categorie omogenee)
- procedure di backup
- formazione
- elenco dei locali in cui si effettua il trattamento
- sistemi di elaborazione
- banche dati presenti
- modelli di documenti adottati (con possibilità di creare nuovi modelli per esigenze particolari, a loro volta automatizzabili ed integrabili nella procedura)
- misure minime di sicurezza.

Le stampe generabili
Una volta terminata la fase di input dei dati si possono automaticamente produrre le seguenti stampe:

informative:
- ai dipendenti
- ai collaboratori
- ai clienti e fornitori
- short da inserire sulla modulistica aziendale
- ai candidati che consegnano i curriculum vitae
- diverse versioni di informative per il sito internet (integrale, contatti, newsletter ecc.)
- responsabile delle copie di sicurezza
- incaricato delle copie di sicurezza
- responsabile delle manutenzione
- incaricato della manutenzione
- indicazione di Titolare di autonomo trattamento
- bozza da sottoporre ai Titolari del trattamento da cui si riceve la nomina di Responsabili del Trattamento

lettere di nomina:
- responsabile del trattamento (interno e/o esterno)
- incaricato del trattamento
- referente privacy
- custode dei locali
- custode delle password
- responsabile dell'amministrazione di sistema
- preposto all'amministrazione di sistema

altre stampe:
- modulo cambio password con busta
- testo per nota integrativa/relazione sulla gestione
- documento programmatico sulla sicurezza
- autocertificazioni sostitutive
- lettere agli incaricati delle pulizie
- verbale di riunione periodica con il personale per formazione/informazione
- eventuali stampe personalizzate create dall'utente

Personalizzazioni
Tutte le basi fornite con il programma sono ulteriormente modificabili dall'utente, che può così crearsi un catalogo di lettere personalizzate; per coloro che hanno esigenze di personalizzazioni elaborate o impaginazioni con grafica specifica, è possibile un intervento ad hoc per rendere PiT ancora più rispondente alle esigenze aziendali.

Versioni disponibili
Attualmente sono disponibili le seguenti versioni:
- versione base mono-aziendale: gestione di 1 Titolare del trattamento;
- versione mono-aziendale "plus" : uguale alla precedente ma permette di gestire altre aziende appartenenti ad uno stesso gruppo per una redazione comune del D.P.S.;
- versione multiazienda 10: consente di gestire fino a 10 Titolari del trattamento;
- versione multiazienda 50: consente di gestire fino a 50 Titolari del trattamento;
- blocco +10: per estendere la multiazienda 10 e la multiazienda 50.
Per maggiori informazioni e per una demo del prodotto, è possibile contattare i nostri uffici allo 0171 489095
(mail pentha@pentha.eu) oppure visitare il sito www.privacyintasca.it.